FUTUROS EMPRESARIOS

REGISTRO DE LIBROS OFICIALES

 REGISTRO DE LIBROS OFICIALES

 

Los libros oficiales son aquellos obligatorios debidamente registrados, y deben estar conformados y diligenciados en forma tal que garantice su autenticidad e integridad.

 

Las entidades vigiladas podrán llevar los libros de contabilidad que consideren necesarios para establecer los activos, pasivos, el patrimonio, los ingresos, los gastos y los costos, las cuentas contingentes y las cuentas de orden que se deriven de las actividades propias de cada entidad solidaria.

 

Esta Superintendencia considera que los siguientes son los libros oficiales obligatorios que deben estar debidamente custodiados y diligenciados por cada entidad según la normatividad vigente:

 

-   Libro diario

-   Libros mayor y balances

-   Libro de inventarios y balances

-   Libro de actas de asambleas

-   Libros de actas de Consejo de administración o Junta Directiva

-   Libro de registro social

 

El libro de inventarios y balances es de carácter obligatorio para aquellas entidades que mantengan inventarios producto de su actividad, ya sea por la manufactura o comercialización de un bien, y el registro de estos inventarios se hará al cierre de cada periodo contable con el propósito de prestar mérito probatorio de las existencias. 

 

El libro de registro social es de carácter obligatorio para todas las entidades del sector solidario y el registro de estos aportes sociales se hará al cierre de cada periodo contable con el propósito de prestar mérito probatorio de la inscripción de cada asociado.

 

De conformidad con el literal 4 del artículo 125 del Decreto Reglamentario 2649 DE 1993, las entidades solidarias deberán diligenciar todos los libros auxiliares necesarios para el completo entendimiento de los libros oficiales.

 

Para todos los efectos aplica la normatividad establecida en el Decreto Reglamentario No. 2649 de 1993, Resolución No. 1515 de 2001, numeral 1 del Capítulo Primero del Título Quinto de la Circular Básica Jurídica No. 007 de 2003, y demás instrucciones que dicte esta Superintendencia.

 

Los demás libros, tales como el libro de actas de la Junta de Vigilancia o del Comité de control social, del comité de educación, de solidaridad, el de comité de crédito, entre otros, deberán ser llevados de tal forma que se pueda evidenciar la gestión de cada uno de estos organismos.

 

 

2.-      REGISTRO DE LIBROS EN LAS CÁMARAS DE COMERCIO

 

Los libros oficiales obligatorios de los entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deberán registrarse en la Cámara con competencia territorial en el lugar donde funcione el establecimiento, a nombre de la entidad sometida al control y vigilancia de la Superintendencia, con identificación del correspondiente organismo.  Los libros auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos no requerirán ser inscritos en el registro mercantil.

 

 

3.-     OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES

 

En caso de cierre de ejercicio contable el plazo anterior se podrá extender a más tardar al último día hábil del mes siguiente a la fecha de corte de las operaciones dentro de los términos antes enunciados.

 

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deberán totalizarse al final de los términos señalados, determinando su saldo.

 

Es conveniente reiterar la obligatoriedad del registro de las operaciones en orden cronológico, de manera que las transacciones de un mes determinado se registren en el mismo mes de corte de las operaciones dentro de los términos enunciados.

 

 

4.-    EXAMEN DE LOS LIBROS

 

El examen de los libros, por norma general, se practicará en las oficinas o entidades del domicilio principal de la entidad vigilada, en presencia de la persona designada por la institución para el efecto.  Tratándose de libros que se lleven para establecer las  operaciones o transacciones derivadas de las actividades propias de cada organismo solidario, la exhibición se efectuará en el lugar donde funcione el mismo.

 

 

5.-    LUGARES DONDE DEBE LLEVARSE LA CONTABILIDAD

 

La  contabilidad de los entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria se podrá llevar de manera independiente y, por lo tanto, será posible mantener los soportes contables de origen interno o externo, los comprobantes de contabilidad, los libros auxiliares, los libros de contabilidad objeto de inscripción y registro en la sede de asiento de las operaciones de los mismos; en consecuencia, podrá definirse que la contabilidad de estas entidades cooperativas se llevará en las sucursales, o en los centros contables que reúnan o centralicen las operaciones de agencias y sucursales.

 

Por consiguiente, no se considera obligación imperativa de ninguna entidad vigilada la de llevar libros de contabilidad a nivel de cada sucursal.  La determinación correspondiente se adoptará por cada institución, en función de su propia organización interna, con arreglo en la cual podrá disponerse que la contabilidad se lleve por sucursales que agrupan o no las operaciones de algunos o todas las agencias, de centros contables, o también podrá acudirse a una combinación de los anteriores esquemas e, inclusive, plantearse otros diferentes, siempre que exista absoluta claridad sobre la estructura elegida para registrar la información contable.

 

En todo caso cualquiera que sea la modalidad por la que se opte deberá preverse la existencia de sistemas o procedimientos que permitan determinar las operaciones que se efectúan en las distintas sucursales y agencias que de éstas dependen, permitiendo mostrar la historia clara, completa y fidedigna de los negocios de cada entidad solidaria, bajo la premisa del cumplimiento de las cualidades de la  información  contable, la equidad y demás normas de contabilidad vigente, de manera tal que en cualquier momento se puedan preparar y presentar estados financieros básicos desagregados por agencias, sucursales, centros contables, dirección general y, por ende, de la entidad vigilada como unidad económica única.

 

Dichos estados financieros podrán ser requeridos en cualquier momento por la Superintendencia de la Economía Solidaria, lo cual implica, por lo menos identificar las operaciones por áreas de responsabilidad a nivel de agencias, sucursales, centros contables y dirección general.

 

 

 POR: LUBIN RIASCOS MARTINEZ

Comentarios

Hola quiero saber donde puedo comprar el libro de registro de aportes de afiliados, o que otro nombre puede tener gracias

cuales son los verdaderos libros oficiales que no son esos

Hola muy buenas dias tan solo quiero saber q contenido lleban los Libros de Acta de Administración, el Libro Acta de Evaluación y Control y el Libro Acta de Educación. Gracias

necesito sabesr x favor cuales son los los libros comerciales NO obligatorios y de le sirve al comerciante llevar los libros de acuerdo con las exigencias legales ?

donde comprar un libro de registro de entrada de mercancía para una tienda de segunda mano

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Hola,soy de sistemas y tengo que hacer el libro diario oficial y no encuentro como debe ser la estructura o cual es su caracteristica. Les agradecere mucho su colaboracion.

hola en realidad la vida es una y hay que disfrutarla

cuales son las firmas que deben llevar los libros oficiales

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